Rechnungsabgrenzung
Verwenden Sie diese Verarbeitung, um auf Basis der nicht in Rechnung gestellten Lieferantenwareneingänge die automatische Buchung der ausstehenden Eingangsrechnungen zu generieren.
Diese Funktion der ausstehenden Eingangsrechnungen wird am Ende jedes Monats ausgeführt und ermöglicht die Generierung regelmäßiger ausstehender Eingangsrechnungen. Wurde ein am Ende des Monats N erfolgter und gebuchter Wareneingang im Monat N+1 immer noch nicht in Rechnung gestellt, so wird am Ende des Monats N+1 für diese Lieferung eine neue ausstehende Eingangsrechnung generiert. Berücksichtigt werden Wareneingänge, die 1) weder gebucht noch in Rechnung gestellt wurden (keine ausstehende Eingangsrechnung vorhanden) oder 2) gebucht, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurden und deren Gegenbuchungsdatum der ausstehenden Eingangsrechnung vor dem nächsten Generierungsdatum liegt.
Hinweise:
- Die freigegebenen Lieferantenretouren ohne ausstehende Gutschrift werden berücksichtigt und von den betroffenen Wareneingängen abgezogen, wenn das Datum der Retoure innerhalb der Buchungsperiode liegt.
- Möglicherweise vorhandene Auftragsfußzeilen werden bei der Generierung von ausstehenden Eingangsrechnungen zu nicht in Rechnung gestellten Aufträgen nicht berücksichtigt.
- Die Steuerart der ausstehenden Eingangsrechnungen entspricht der des Auftrags, sofern der Wareneingang sich aus einem Auftrag ergab. Sonst entspricht sie der Steuerart des Lieferanten.
- Bei Umsatzsteuerart EU wird die Höhe der Umsatzsteuer berechnet, dem Bruttobetrag jedoch nicht hinzugefügt.
Eine ausstehende Eingangsrechnung kann für einen Eingang oder für eine Kombination Unternehmen, Standort, Lieferant, Währung generiert werden. Dies hängt von den Einstellungen im Automatikjournal PTH ab. Die Steuerung erfolgt über die in der Kopfzeile des Automatikjournals ausgewählte Option Gruppierung:
- Ein Beleg pro Zeile: Generierung einer ausstehenden Eingangsrechnung pro Wareneingang
- Beleggruppe: Generierung einer ausstehenden Eingangsrechnung pro Kombination Unternehmen, Standort, Lieferant, Währung.
Es werden zwei Automatikjournale in der Anwendung generiert:
- Ein Beleg für die Generierung der ausstehenden Eingangsrechnungen mit Steuern (PTH).
- Ein weiterer Beleg für die Generierung der ausstehenden Eingangsrechnungen ohne Steuern (PTH1).
Die Generierungsverarbeitung der ausstsehenden Eingangsrechnungen basiert auf dem auf Ebene des Parameters GAUPTH - Beleg ausstehende ER (Kapitel ACH, Gruppe INV) angegebenen Beleg. Ist dieser Parameterwert nicht angegeben, wird das Automatikjournal PTH verwendet.
Rechnungsabgrenzung und Jahresabschluss
Schritte bei der Durchführung des Budgetabschlusses:
- Erster Schritt: Verlängerung der jährlichen Umschläge.
- Zweiter Schritte: Abschluss der nicht vorzutragenden Materialanforderungs- und Bestellpositionen.
- Dritter Schritt: Verarbeitung der Wareneingänge und Rechnungsabgrenzungen zum Geschäftsjahresende.
- Vierter Schritt: Vortrag der nicht abgeschlossenen Vorverpflichtungen und Obligos.
- Fünfter Schritt: Vortrag der mehrjährigen Umschläge.
Diese Schritte müssen in der oben beschriebenen Reihenfolge durchgeführt werden. Ausnahmen:
- Die Verlängerung eines jährlichen Umschlags wurde nicht durchgeführt, bei Vortrag der Obligos und Vorverpflichtungen wird ein neuer Umschlag angelegt. Eine Verlängerung ist jedoch nicht mehr möglich.
- Die Obligos können vor oder nach der Verarbeitung der Rechnungsabgrenzungen zum Geschäftsjahresende durchgeführt werden.
- Der Vortrag der mehrjährigen Umschläge ist stets der letzte Schritt des Budgetabschlusses.
Erstellungsregeln ausstehende Eingangsrechnungen
Im Rahmen des Budgetabschlusses können die ausstehenden Eingangsrechnungen zum Geschäftsjahresende vor oder nach der Vortragsverarbeitung für die Materialanforderungen und nicht abgeschlossenen Aufträge gebildet werden werden. Der Vortrag der mehrjährigen Budgets darf jedoch noch nicht durchgeführt worden sein.
Nicht in Rechnung gestellte Wareneingänge wirken sich nicht auf die Obligos aus.
Bei der Erstellung der ausstehenden Eingangsrechnungen wird davon ausgegangen, dass für das nächste Geschäftsjahr ein Budgetpool, ein Budget und eine genehmigte Budgetzeile existieren, welche dem ursprünglichen Budgetpool der Bestellung und des Wareneingangs entsprechen.
Mehrjährige Budgetpools
Budgetpool und Budget müssen existieren, aber das Budget muss eine "genehmigte" Budgetzeile umfassen, welche dieselben Merkmale aufweist wie die ursprüngliche Budgetzeile des Auftrags. Andernfalls kann keine ausstehende Eingangsrechnung erstellt werden, was durch eine Meldung in der Logdatei vermerkt wird.
Jährliche Budgetpools
Es kann vorkommen, dass kein Budgetpool existiert. Ist dieser vorhanden ist, wurde er per Verlängerung oder per Vortrag der nicht abgeschlossenen Obligos erstellt (sofern diese vor der Verarbeitung der ausstehenden Eingangsrechnungen erstellt wurden).
- Ist für das neue Geschäftsjahr kein Budgetpool vorhanden, kann keine ausstehende Eingangsrechnung erstellt werden. Diese Sperrung wird dem Benutzer durch folgende Meldung gemeldet: „Der Budgetpool liegt nicht im Gültigkeitsbereich und wurde nicht verlängert“.
- Wurde per Verlängerung oder per Vortrag ein Budgetpool angelegt, sucht die Verarbeitung zur Erstellung von ausstehenden Eingangsrechnungen nach dessen Code, dann nach einem zugehörigen Budget, dann nach einer genehmigten Budgetzeile, die der ursprünglichen Budgetzeile entspricht. Werden alle diese Elemente gefunden, kann die ausstehende Eingangsrechnung generiert werden. Andernfalls wird die Generierung mit einer entsprechenden Fehlermeldung abgelehnt und in der Logdatei vermerkt.
Erstellung vor dem Vortrag der Einkaufszeilen
Werden die ausstehenden Eingangsrechnungen vor dem Vortrag der nicht abgeschlossenen Bestellzeilen angelegt, durchläuft die Verarbeitung die folgenden Schritte:
- Generierung einer Ausgabe in Höhe der ausstehenden Eingangsrechnung im Geschäftsjahr der Feststellung
- Generierung einer Obligoauflösungszeile in Höhe der ausstehenden Eingangsrechnung im Geschäftsjahr der Feststellung
Erstellung nach dem Vortrag der Einkaufszeilen
Werden die ausstehenden Eingangsrechnungen nach dem Vortrag der nicht abgeschlossenen Bestellzeilen erstellt, wurde das der Bestellzeile (mit oder ohne Wareneingang) entsprechende Obligo bereits vollständig aufgelöst. In diesem Fall führt die Verarbeitung die folgenden Schritte durch:
- Generierung einer Ausgabe in Höhe der ausstehenden Eingangsrechnung im Geschäftsjahr der Feststellung
- Generierung einer Obligoauflösungszeile in Höhe der ausstehenden Eingangsrechnung im folgenden Geschäftsjahr
Gegenbuchung der ausstehenden Eingangsrechnungen
Nach der Erstellung vor oder nach dem Vortrag der nicht abgeschlossenen Einkaufszeilen wird die Gegenbuchung der ausstehenden Eingangsrechnung im darauf folgenden Geschäftsjahr wie folgt durchgeführt:
- Storno der Ausgabe
- Erstellung einer Obligozeile
Die Verarbeitung der ausstehenden Eingangsrechnungen wurde geändert, um die für das folgende Geschäftsjahr vorgenommenen Änderungen (Gegenbuchung der der ausstehenden Eingangsrechnung entsprechenden Ausgabe und Erstellung einer Obligozeile) am Bestellobligo durchzuführen, darunter der Wechsel zum neuen Budgetpoolcode bei Jahresbudgetpools, die nun bei Verlängerung für das neue Geschäftsjahr erfolgt.
Maskenverwaltung
Die Generierung der ausstehenden Eingangsrechnungen erfolgt in einer einzigen Maske. In dieser Maske werden alle notwendigen Verarbeitungsdaten sowie das erwartete Buchungsverfahren für die Generierung vorgegeben.
Der Status der Buchungen in der Startmaske muss ‚Endgültig‘ lauten, wenn als Belegkategorie ‚Tatsächlich‘ gewählt wurde und es sich um ein Unternehmen handelt, das entweder:
- ein Unternehmen mit französischer Rechtsordnung ist (der Parameter FRADGI - Vorschrift DGI N° 13L-1-06 (Kapitel TC, Gruppe CPT) hat den Wert ‚Ja‘ und kann nicht geändert werden),
- oder kein französisches Unternehmen ist, jedoch die französischen Konformitätsnormen DGI Nr. 13L-1-06 beachtet (der Parameter FRADGI - Vorschrift DGI N° 13L-1-06 hat den Wert ‚Ja‘ und kann geändert werden).
Erfassungsmaske
Übersicht
Die Erfassung der meisten Felder dieser Maske ist optional.
Kriterien
Die Auswahl der Wareneingänge erfolgt über folgende Kriterien:
- Das betroffene Unternehmen. Bei Aktivierung des Kontrollkästchens Alle Unternehmen ist der Unternehmenscode nicht mehr änderbar, und die Verarbeitung wird für alle Unternehmen des Ordners ausgeführt.
- Der betroffene Standort. Bei Aktivierung des Kontrollkästchens Alle Standorte ist der Standortcode nicht mehr änderbar, und die Verarbeitung wird für alle zuvor erfassten Standorte des Unternehmens ausgeführt. Diese Informationen sind bei Aktivierung des Kontrollkästchens Alle Unternehmen nicht zugänglich.
- Ein bzw. mehrere Lieferanten (Bereich).
- Ein Höchstdatum für die Auswahl der Wareneingänge.
Generierung
Generierungstyp
Auswahl des Generierungsverfahrens des Beleges:
- Tatsächlich: Der tatsächliche Buchungsbeleg ist ein Beleg, der jederzeit angezeigt und bearbeitet werden kann (Hauptbuch, Saldenliste...). Bei dieser Auswahl kann festgelegt werden, ob dieser Beleg vorläufig oder endgültig sein soll. Ein Wareneingang mit tatsächlichem Beleg wird als gebucht betrachtet. Eine solche Lieferung kann erst wieder bearbeitet werden, wenn das Gegenbuchungsdatum überschritten ist. In diesem Fall wird zum Gegenbuchungsdatum automatisch ein Gegenbuchungsbeleg zur ausstehenden Eingangsrechnung generiert.
Ergab sich der Wareneingang aus einem Auftrag und ist gleichzeitig die Obligoverwaltung aktiviert, wird das Obligo zum Datum der ausstehenden Eingangsrechnung aufgelöst und zum Gegenbuchungsdatum der ausstehenden Eingangsrechnung erneut gebildet. - Aktive oder inaktive Simulation: Der Simulationsbeleg wird bei Aktivierung in die Anzeige- und Verarbeitungsmasken der Buchhaltungsausgaben aufgenommen. Er kann in einen tatsächlichen Beleg umgewandelt oder deaktiviert werden. Wird er deaktiviert, wird er zu einem inaktiven Simulationsbeleg (d. h. zu einem bei der Verarbeitung und in den Anzeigen der Buchhaltung unsichtbaren Beleg). Achtung: Ein Simulationsbeleg zu einem Wareneingang darf nicht in einen tatsächlichen Beleg umgewandelt werden, da sonst die Verbindung verloren gehen kann. Ein Wareneingang mit Simulationsbeleg wird als nicht gebucht betrachtet.
Sie können den Beleg zunächst als Simulationsbeleg, nach Durchführung einer Prüfung dann als tatsächlichen Beleg generieren. In diesem Fall wird der Simulationsbeleg automatisch gelöscht und durch den tatsächlichen Beleg ersetzt, auf dem eventuelle neue, noch nicht in Rechnung gestellte Wareneingänge berücksichtigt sind.
Buchungsstatus
Diese Kontrollkästchen stehen ausschließlich bei tatsächlicher Generierung zur Verfügung.
In der Startmaske muss der Buchungsstatus ‚Endgültig‘ lauten, sofern sich das Unternehmen für die Kategorie der ‚tatsächlichen‘ Belege entschieden hat und:
- ein Unternehmen mit französischer Rechtsordnung ist (der Parameter FRADGI - Vorschrift DGI N° 13L-1-06 (Kapitel TC, Gruppe CPT) hat den Wert ‚Ja‘ und kann nicht geändert werden),
- oder kein französisches Unternehmen ist, jedoch die französischen Konformitätsnormen DGI Nr. 13L-1-06 beachtet (der Parameter FRADGI - Vorschrift DGI N° 13L-1-06 hat den Wert ‚Ja‘ und kann geändert werden).
Endgültige Belege können weder geändert noch gelöscht werden. Lediglich die Kostenrechnungsbelastungen bleiben aktiv.
Zu bearbeitende Artikel
Diese Kontrollkästchen ermöglichen die Berücksichtigung nur bestimmter Wareneingangszeilen bei Auswahl der entweder bestandsgeführten oder nicht bestandsgeführten Artikel, oder aller Artikel und somit aller Wareneingangszeilen (Standardwert).
Belegtyp
Zur Generierung der ausstehenden Eingangsrechnungen und ihrer Gegenbuchungen verwendeter Belegtyp. Bei tatsächlicher Generierung wird der Belegtyp mit dem im Automatikjournal PTH erfassten Belegtyp initialisiert. Bei einer Simulation wird der Belegtyp aus dem Parameter TYPACC - Typ Simulationsbeleg (Kapitel TC, Gruppe INV) verwendet (für den Wert Ordner).
Journal
Geben Sie das Journal an, in den dieser Beleg eingetragen wird (sofern der Belegtyp das Journal akzeptiert). Standardmäßig wird der Beleg bei Simulationen in das zum Belegtyp gehörige Journal eingetragen. Bei tatsächlichen Generierungen wird das im Automatikjournal PTH angegebene Journal verwendet. Ist dort kein Journal angegeben, wird das zum Belegtyp gehörige Journal verwendet.
Belegdatum und Gegenbuchungsdatum
Darüber hinaus werden das Datum für die ausstehende Eingangsrechnung sowie das Belegdatum der Gegenbuchung angegeben (nur bei Generierung im Modus ‚Tatsächlich‘). Standardmäßig wird der erste Tag der nächsten Buchhaltungsperiode als Gegenbuchungsdatum angegeben. Im klassischen Benutzungsschema werden die ausstehenden Eingangsrechnungen zum Ende des Monats und die Gegenbuchung zum Beginn des nächsten Monats generiert. Auf diese Art erhält man zum Ende des Monats eine Übersicht über die noch nicht fakturierten Eingänge.
Hinweis: Durch die Verarbeitung der ausstehenden Eingangsrechnungen werden im Modus ‚Tatsächlich‘ zwei Belege generiert: die ausstehende Eingangsrechnung und ihre Gegenbuchung. Werden zu den Aufträgen die Obligos verwaltet (zusammen mit den bearbeiteten Wareneingängen), so erfolgt zu diesen eine Gegenbuchung zum Datum der ausstehenden Eingangsrechnung. Anschließend werden sie zum Gegenbuchungsdatum erneut generiert, um für jede Buchhaltungsperiode einen Budgetausgleich sicherzustellen.
Logdatei
Bei Aktivierung des Kontrollkästchens Logdatei wird am Ende der Verarbeitung eine Übersicht über alle generierten Belege ausgegeben. Diese wird aufgeschlüsselt nach Unternehmen, Standort und Lieferant (ausstehende Eingangsrechnung, Gegenbuchungen, zu ausstehenden Eingangsrechnungen, Belege über die Auflösung von Obligos, Gegenbuchungen zu solchen Auflösungen) und enthält darüber hinaus bestimmte Summenwerte (brutto und netto) pro Unternehmen und Standort sowie eine Bewertung jeder bearbeiteten Wareneingangszeile.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Kriterien
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| Erfassen Sie ein Unternehmen für den Report. |
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| Geben Sie den Standort an, für den Sie die Verarbeitung ausführen möchten. |
| Erster Lieferant zur Auswahl der zu bearbeitenden Datensätze. |
| Letzter Lieferant zur Auswahl der zu bearbeitenden Datensätze. |
| Obere Bereichsgrenze der Wareneingangsdaten, aus denen die Datensätze ausgewählt werden. |
Generierung
| Die Kategorie ist am Belegtyp parametrisiert. Real Aktive Simulation / Inaktive Simulation |
| Bei einer echten Generierung kann der Buchungsstatus wie folgt sein:
Der Buchungsstatus für die Buchungen muss Endgültig sein, wenn der angeforderte Generierungstyp Tatsächlich ist und das Unternehmen eines der folgenden Kriterien erfüllt:
Vorläufig bleibt der Beleg für die meisten enthaltenen Informationen änderbar. Die Änderungsoptionen können abhängig von den folgenden Elementen variieren:
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| Auswahl zu bearbeitende Artikel:
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| Jedem erfassten Buchungsbeleg wird ein bestimmter Datentyp zugeordnet. Der Belegtyp entspricht der Art der erfassten Buchung: Ausgangsrechnung, Sonstige Vorgänge, Einnahmen etc. Diese Daten beziehen sich auf Verwaltungsregeln in Bezug auf USt., Mahnungen etc. Es handelt sich dabei um eines der Schlüsselelemente der Belegerfassung. Je nach Parameter des zurückgehaltenen Belegtyps kann die Übernahme auf die manuellen Buchungskreise geöffnet oder geschlossen werden.
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| Erfassung des Journalcodes (1 bis 5 alphanumerische Zeichen). |
| Dieses Datum entspricht dem Datum der generierten Buchungen. Es muss zu einem für alle Buchungskeistypen offenen Geschäftsjahr oder einer Periode gehören. |
| Dieses Datum entspricht dem Ausbuchungsdatum der erzeugten Buchungen. Es muss in einem offenen Geschäftsjahr und einer offenen Periode liegen. |
| Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Logdatei nach Ausführung der Verarbeitung zu generieren. |
Schließen
Batchaufgabe
Diese Funktion kann im Batch gestartet werden,. Zu diesem Zweck FUNPTH ist die Standardaufgabe vorgesehen.
Spezifische Aktionen
Klicken Sie auf diese Aktion, um Ihre Einstellungen in einem Memocode zu speichern und später zu verwenden. Das Memo ist mit Ihrem Benutzerprofil verknüpft, und nicht mit der Funktion oder der Maske.
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Klicken Sie auf diese Aktion, um einen Memocode zu erfassen und die unter diesem Code gespeicherten Einstellungen zu laden. |
Klicken Sie auf diese Aktion, um einen Memocode zu löschen. |
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Dieser Standort ist kein Lager!
Diese Meldung wird angezeigt, wenn Sie einen Standort erfassen, der nicht vom Typ Lager ist.
Papierbelegtyp nicht zulässig
Diese Meldung wird angezeigt, wenn es sich beim ausgewählten Belegtyp nicht um einen tatsächlichen Belegtyp handelt und die Verarbeitung tatsächliche Belege generiert.
Belegtyp für Simulation nicht zulässig
Diese Meldung wird angezeigt, wenn es sich beim ausgewählten Belegtyp nicht um einen Simulationsbelegtyp handelt, die Verarbeitung aber Simulationsbelege generiert.
Belegtyp für dieses Journal nicht erlaubt
Vom zuvor ausgewählten Belegtyp wird dieses Journal nicht akzeptiert.
Die gebuchten Belege haben für das Unternehmen den Status "endgültig"
Wird die Verarbeitung für ein Unternehmen gestartet und hat sich dieses Unternehmen für die Konformität zu DGI Nr. 13L-1_06 entschieden (der Parameter FRADGI - Vorschrift DGI N° 13L-1-06 (Kapitel TC, Gruppe CPT) hat den Wert ‚Ja'), erhalten die von der Verarbeitung generierten Belege den Status ‚Endgültig'.
Die gebuchten Belege haben den Status "endgültig" für ein oder mehrere Unternehmen
Wird die Verarbeitung für alle Unternehmen oder eine Unternehmensgruppe gestartet und hat sich mindestens eines dieser Unternehmen für die Konformität zu DGI Nr. 13L-1_06 entschieden (der Parameter FRADGI - Vorschrift DGI N° 13L-1-06 (Kapitel TC, Gruppe CPT) hat den Wert ‚Ja'), erhalten die von der Verarbeitung generierten Belege den Status ‚Endgültig'.